El Registro Único de Licitadores asegura a las empresas, corporaciones y municipios del Gobierno de Puerto Rico que los postulantes a cargos en dichas instituciones (personas naturales o jurídicas) cumplen con la solvencia moral y económica para ejercer.
Aquí describimos el proceso de completado del formulario de solicitud para el Registro Único de Licitadores.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Registro Único de Licitadores
De acuerdo con lo establecido por el Plan de Reorganización No. 3 del 21 de noviembre de 2011 (véase el Plan de Reorganización de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico de 2011), la Administración de Servicios Generales tomó las competencias referentes al Registro Único de Licitadores del Gobierno de Puerto Rico.
Esto significa que este organismo es el encargado de administrar, preparar, mantener y manejar lo referente a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios no profesionales de los ejecutivos, municipios o corporaciones públicas del Estado de Puerto Rico. De esta forma, estas instituciones o personas jurídicas tienen la responsabilidad de ingresar en este sistema.
El propósito del Registro Único de Licitadores es que los entes públicos del Gobierno puertorriqueño contrate a personas naturales o jurídicas que puedan acreditar su solvencia económica.
Igualmente, se incluyen a los ciudadanos que no hayan sido apresadas o que no se hayan declarado culpable de algún crimen dentro de cualquier jurisdicción de los Estados Unidos. Esto referente a los delitos de fraude, malversación o apropiación ilícita de fondos públicos según lo descrito en el Artículo No. 3 de la Ley 458 2000.
El procedimiento que se maneja para ingresar en el Registro Único de Licitadores está establecido en las disposiciones contenidas en el Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y Servicios no Personales de la Universidad de Puerto Rico, en la certificación No. 30 de los años 2008 y 2009.
Solicitud para el Registro Único de Licitadores
La solicitud para el Registro Único de Licitadores es un proceso por el cual se aplican las normativas de aceptación y eliminación de los licitadores que pretendan incluirse dentro del sistema dentro del procedimiento de adquisición de equipo, material y servicio no personal.
De esta manera se puede asegurar que licitadores están calificados para ser suplidores aptos y competentes que cumplan con la presentación de los documentos necesarios para cumplir con todas las regulaciones del Gobierno de Puerto Rico, con todas sus leyes y reglamentos.
Al completar el proceso se entrega una certificación de elegibilidad. Este mismo documento es preparado por la Oficina de Compras, que demuestra que los licitadores cumplen con los requisitos de ingreso en el Registro Único de Licitadores.
Requisitos
Los requisitos para el formulario de solicitud para el Registro Único de Licitadores son los que te describimos a continuación:
- Formulario de ingreso completado y en original. Este mismo debe ser entregado en la oficina de compras del ente público a postular por correo electrónico o físico dirigida al director de la misma.
- Certificado de No Deuda expedido por el Departamento de Hacienda.
- Planilla de radicación de los últimos cinco años.
- La primera página de la planilla de Contribución del último año sellada por el Departamento de Hacienda.
- Certificación de No Deuda de ASUME, ya sea individual o corporativa según sea el caso.
- El certificado de No Deuda del CRIM para propiedades inmuebles y muebles.
- Póliza del Fondo del Seguro del Estado.
- No Deuda del seguro de incapacidad, si aplica, expedido por el Departamento del Trabajo.
- Donde se demuestre que el licitador como persona natural o jurídica no ha sido objeto de investigación o procesamiento judicial por hechos relacionados al ámbito público que lo vinculen con crímenes referentes a los fondos o propiedad estatal o federal. Esto de acuerdo a lo establecido por la Ley No. 458 de 2000.
- Una declaración jurada en la que se indique que no existe conflicto de intereses entre las normativas del ente en el que se desee postular el solicitante y este mismo.
- De fe de que el licitados conoce al completo el Código de Ética del Contratista, Suplidores y Solicitantes de cualquier incentivo económico de las Agencias Ejecutivas.
- El certificado de Registro de Comerciante del Departamento de Hacienda.
- Declaración jurada en donde se autorice a ciertas personas a firmar distintas ofertas.
- Una lista de contratos con entes públicos durante los últimos cinco años.
- Otra lista de contratos, esta vez con empresas privadas, durante los últimos dos años.
- Certificado de relevo de retención 7% del Departamento de Hacienda, si el caso aplica.
- De ser necesario, las referencias bancarias y comerciales del licitador.
- El certificado del Departamento de Salud estatal o federal de ser el caso.
En los casos de corporaciones y sociedades con responsabilidades limitadas, o de sociedades domésticas especiales, y según lo designado por el Artículo No. 6 de la Ley 458 del año 2000, es necesario presentar la siguiente documentación:
- Resolución corporativa en la cual se designe a las personas autorizadas a firmar por el ente jurídico o corporativo.
- Certificado de incorporación del Departamento de Estado y good standing del Departamento de Estado.
- Si el individuo reside en el extranjero, se deduce y retiene el 29% de los pagos efectuados.
- Por otro lado, es ciudadano estadounidense se retiene tan solo el 20%. Dicho procedimiento se realiza de acuerdo a la sección No. 1147 del Código de Rentas Internas de Puerto Rico.
Cuando finalmente el licitador entregue todos los requisitos para el Registro Único de Licitadores, la oficina de compras que corresponda los evalúa y notifica tan pronto como sea posible el estatus otorgado al solicitante.
Formulario de Solicitud para el Registro Único de Licitadores
El formulario de solicitud para el Registro Único de Licitadores contiene la siguiente información:
- Los nombres de las personas naturales o jurídicas.
- El nombre de la empresa y el tipo de actividad a la que se dedica.
- La dirección fiscal y postal y número telefónico de los solicitantes y del propio negocio.
- Una dirección de correo electrónico de contacto.
- Los nombres de las personas autorizadas para firmar ofertas en caso de alguna eventualidad o por acuerdo.
- El número del registro de la corporación, empresa o sociedad determinado por el Departamento del Estado.
- El número de licencia de la profesión, oficio o de operación de la empresa y la vigencia del mismo
- Un documento en donde se establece la fecha en que se creó la sociedad, corporación, empresa o negocio.
- El número de seguro social o de identificación patronal.
- Toda la información necesaria referente al director de compras.
- Dependiendo del caso, el número de cuenta bancaria o información relacionada para que se puedan hacer pagos electrónicos.
NOTA: Toda esta información referente a los licitadores incluidos en el Registro Único será revisada para actualizar los expedientes de las oficinas de compras, por lo menos, de manera anual.
Instrucciones
Para entregar el formulario de solicitud para el Registro Único de Licitadores se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Acercarse a la oficina de compras de la empresa o ente público en el que se busque postularse.
- Verificar las publicaciones que se hacen una vez al año para ingresar en el Registro Único de Licitadores. No es necesaria una invitación previa.
- Puede completar su solicitud al presentarse frente a las autoridades de la oficina o a través de un correo electrónico designado para esta tarea.
- Entregue o envíe los documentos y requisitos explicados anteriormente.
- El personal responsable se encarga de verificar que la solicitud esté completa y correctamente rellenada y ordenada. En la evaluación se verifica que el licitador no aparezca en el System for Awards Management, en donde se incluyen los nombres de individuos o empresas que no puedan recibir fondos del Estado.
- Si falta alguna información o algún documento, el evaluador tiene la responsabilidad de comunicarse con el licitador para que le comunique los datos o requisitos que puedan haber quedado pendientes.
- Finalmente, cuando la verificación es completada, el empleado de la oficina de compras le comunica por escrito que fue elegido para el Registro Único de Licitadores.
- ¡Listo! Ya completaste el ingreso en el Registro Único de Licitadores.
Para tener en cuenta:
- La elegibilidad tiene una vigencia de un año contado desde la fecha que marque el recibo.
- La oficina de compras de la institución está obligada a emitir un Certificado de Elegibilidad para el licitador escogido.
- El Certificado de Elegibilidad tiene una vigencia de tres años, independiente del vencimiento de
cualquiera de los documentos solicitados. - Antes de que se pueda realizar una subasta, recibir servicios no personales o establecer un contrato se debe revisar que ninguno de los documentos supere una renovación vencida en los 10 días previos a la adjudicación de los mismos.
- Las personas naturales o jurídicas incluidas dentro del Registro Único de Licitadores tienen las siguientes obligaciones:
- Actualizar la información requerida para mantenerse elegibles para el Registro.
- Esto es mucho más importante para los casos de la dirección de correo electrónico, postal y residencia.
- Cumplir con las condiciones determinadas por las subastas y contratos hechos con la empresa y el Registro Único de Licitadores.
- Cada oficina de compras debe mantener actualizado su Registro de Licitadores para que pueda ser distribuido por todas las instituciones del Estado. Estos mismo se ponen al servicio de las agencias y entes del Gobierno que necesiten la información, salvarguardando, aún así, la confidencialidad de la misma.
- Si un solicitante queda inconforme con la decisión de la oficina de compras puede pedir una reconsideración en los 10 días siguientes para que el proceso pueda volver a llevarse a cabo.
Manual del Licitador
El manual del Licitador es el conjunto de normativas que debe seguir una persona natural o jurídica para ingresar y mantenerse en el Registro Único de Licitadores. Puedes leerlo al completo entrando en este enlace.
El Registro Único de Licitadores es la herramienta principal para que las corporaciones públicas y municipios puedan adquirir bienes y servicios de los licitadores puertorriqueños.
No solo eso, sino que ofrece muchas ventajas para los licitadores, entre ellas un certificado de elegibilidad que demuestra que son aptos para las contrataciones de las empresas del Estado. Todo esto tan solo completando el formulario de solicitud para el Registro Único de Licitadores con las instrucciones que ya describimos.
