Los proveedores son empleados a los que muy pocas veces nos dirigimos, pero en realidad tienen un papel primordial en cuanto al desempeño de una empresa.
Debido a esto se recomienda que cada cierto tiempo, las veces que se cambien los objetivos comerciales se recomienda realizar una homologación de proveedores.
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Requisitos para Homologación de Proveedores
Los proveedores representan las bases solidas de cualquier compañía y tienen una estrecha relación con los departamentos de compras. Es una relación reciproca ya que ambos son necesarios para que la compañía funcione.
Depende mucho la calidad de los productos que ofrecen de los proveedores, si son los mejores, tendremos lo mejor para ofrecer.
Quien se encargue de proveernos puede ser una empresa o una persona natural, las mismas hacen mas fácil el abastecimiento a otras empresas de almacenamiento y bienes, productos o artículos, estos serán comercializados para su venta.
Debido a esto es de suma importancia cumplir una serie de exigencias en la Homologación de Proveedores, como son:
- Aprobar los productos según las perspectivas.
- Procedimiento de control.
- Opinión para la “Des-homologación”.
- Contar con evaluaciones regulares bien sea semestral o anual.
- Posibilidad de ejecutar autorías externas.
- Se manejan diferentes niveles de proveedor (Influyente, Homologado, Aprobado, Inaceptable).
- Posibles Dictámenes.
- Capacidad para el suministro de la producción.
- Contar con certificaciones de calidad como Sistema de Calidad: ISO 9001, 14001
¿Cómo es el Proceso de Homologación de Proveedores?
La homologación de proveedores consiste es un proceso exhaustivo, el cual se lleva a cabo por medio de un estudio.
La homologación no es más que la certificación después de haber realizado una serie de pruebas con las cuales se manejan las empresas, y con esto los productos estén actos y apegados a los reglamentos técnicos necesarios.
La intención de todo esto es que la fabricación y distribución de los productos vengan con seguridad y sean de máxima calidad.
La intención del proceso de homologación de proveedores, no se trata solo de limpiar la lista de ellos.
Significa también quedarnos con aquellos que se desempeñen con las normas mínimas de calidad, seguridad, responsabilidad social y con el medio ambiente.
Evaluaciones
Las evaluaciones se basan en los aspectos más relevantes como recursos humanos, comercial, parte financiera, legal y CMSS (Calidad, Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y Responsabilidad Social), esto con el que nuestros proveedores cumplan con todo.
Aspectos a considerar
Al realizar una evaluación de este tipo somos favorecidos en otros aspectos como son:
- Mejora en la calidad de los productos: Recordemos que al referirnos a proveedores estamos hablando en muchas ocasiones de los que componen el primer escalón en la cadena productora. Mientras mejores son los materiales, mejores son los productos.
- Disminuir el riesgo a futuro: Aquellos riesgos que se generen por parte de los proveedores, en este caso se supone menos recursos para enmendar los fallos.
- Participar de frente en la preferencia del cuidado: Actualmente al ocupar un lugar en la lista el cuál es conocido como marketing verde, manteniendo el respeto por el entorno, esto sugiere una ventaja competitiva en todos los aspectos.
¿Qué es el proceso de homologación de proveedores?
En muchos casos aun suena un poco extraño escuchar el término homologación de proveedores, no eres el único que le pasa ya que es un proceso que no es muy conocido.
Aunque hay muchos sectores que por sus leyes comerciales son obligadas a realizar dicha tarea por ejemplo: cosmético, farmacia, automovilístico.
Este proceso fundamentalmente se encarga de analizar de manera general a los proveedores con los cuales se tiene contacto en la cadena de producción de una empresa. Es indistinto el producto que distribuyas o el mercado al que te estés direccionado.
Esta investigación se lleva a cabo apreciando ciertos aspectos que son los que caracterizan y definen a los proveedores, te mencionamos por ejemplo:
- Respeto por el medio ambiente: En este punto nuestro mayor interés es la evaluación para constatar que nuestro proveedor cumple con los ambientes en donde se realizan la manipulación de sus actividades, y mide el golpe de sus prácticas al medio ambiente.
- Control de calidad en el suministro: Se observa que el material ofrecido cumpla con reglas de operación, que se deben manejar según sea el sector comercial donde nos encontremos.
- Responsabilidad Social: Es necesario revisar si los proveedores con los que trabajamos, realizan su respectivo aporte al desarrollo del ambiente en el cual se manejan, cuidando que las políticas laborales sean ajustadas y que en el tema de finanzas y fiscal cumplan con sus compromisos.
- Seguridad: Se busca que sus procesos industriales tanto como los productos que ofrecen, se ajusten realmente y sean seguros, tanto para el consumidor final como para nosotros.
¿Cuánto tiempo dura el certificado de homologación?
Por lo general las empresas que se encargan de la homologación conceden el certificado con validez de 1 año.
No obstante algunas otras empresas que realizan la solicitud de homologación, como los clientes de nuestros clientes, toman mayor tiempo de homologación de los proveedores, de 2 a 3 años, esto depende del resultado de la auditoria de la homologación.
Importancia de la Homologación de Proveedores
Es de suma importancia la homologación de proveedores esto nos aporta, reducción de costos, relación establecida en la confianza y menor riesgo:
- Menor Riesgo: Conocemos la capacidad del proveedor.
- Mayor Calidad: El proveedor conoce nuestro modelo de cantidad y calidad, entonces lo cumplirá.
En los tiempos actuales, donde se presenta un escenario económico tan inestable el departamento de compras está obligado y con expresa necesidad de vigilar, comprobar y valorar la relación que tiene con sus proveedores.
Existen algunas herramientas y plataformas de compras esto nos facilita el proceso de claramente, esto demanda de varias fases, por ejemplo:
- Analizar su clasificación posteriormente.
- Realizar de manera correcta los cuestionarios de homologación.
- Proceso de admisión de proveedores nuevos en las categorías.
- Evaluar los cuestionarios.
- Auditorias que resulta de realizar una visita a las instalaciones del proveedor nuevo.
- Informe de homologación.
Como se muestra, todo esto es un proceso delicado y en lo posible se evita que se vuelva complicado, darle el uso adecuado a las herramientas es lo primordial.
Tener la información correcta y conocer la importancia de la homologación es fundamental, ya que podemos conseguir información variada.
Cómo es el proceso
El proceso es arduo, tiene como resultado contar con una lista de óptimos proveedores homologados.
La información se las hace llegar a los departamentos de compras que son los responsables de acceder a esta información y así se evitan compras erradas a proveedores que no cumplan con la homologación.
Esto da un resultado óptimo y seguridad a las empresas, indiscutiblemente es un tema el cuál amerita ser considerado, pensado y estimar una evaluación con total conocimiento.
En un principio todo puede que se refleje como abrumador.
Debemos tener cuidado de su importancia y si existe el caso que lleguemos a requerir orientación contamos con personas capacitadas que nos brindan su asesoramiento y nos guía paso a paso, junto a la plataforma de compras facilitamos todo el proceso.
Todo este asunto de la homologación contribuye calidad durante la evaluación referente a la capacidad y competencia con la que cuentan los proveedores para cumplir con los compromisos.
Esto refleja mayor confiabilidad y se traduce en mayor seguridad de la información, cuenta con mejores tiempos el cual necesita un estudio de mercado acertado con proveedores homologados, todo esto mejora significativamente la rentabilidad.
Todo esto nos certifica el mejor precio y el estar seguro de no tener ningún retraso en dado caso que el proveedor no tenga la condición de cumplir con lo acordado.
Preguntas frecuentes
Existen muchas dudas que rodean la homologación de proveedores, el fin que se busca es tener el mínimo riesgo en las compras, las dudas más comunes son las siguientes:
¿Por qué son importantes los procesos de homologación?
El desarrollo de estos procesos favorece a la hora de conocer y aproximarse a proveedores los cuales trabajen en las mimas líneas de calidad.
¿Qué piensan los proveedores de la homologación?
Tanto los proveedores como cualquier empresa, están interesados en buscar y optimizar el rendimiento con el cual deben cumplir; ya que esto resulta una evaluación muy exigente y favorecedora a la hora de tomarlos en cuenta.
¿Cuál es el beneficio que tengo al contar con proveedores homologados?
El beneficio es significativo para ambas partes mientras estén en el proceso de acción, esto fortalece las organizaciones y garantiza relaciones de compromiso y responsabilidad, esto es de vital importancia para contar con un bueno rendimiento final.
¿Para qué sirve el proceso de homologación en los proveedores en el departamento de compras?
Todo este proceso genera unas preguntas, la homologación de proveedores se encarga de dar las respuestas necesarias para darle desarrollo a cuestionarios de calidad; y posiciona de manera correcta a los proveedores.
Seguimos!!
