Para conocer si estoy inscrito en la Agencia de Protección de Datos, primeramente debo conocer si la empresa para la que trabajo, se rige por la LOPD.
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¿Cómo saber si estoy inscrito en la Agencia de Protección de Datos?
Como bien es sabido, todas las empresas que manejen datos personales, están en la obligación de cumplir la normativa vigente de la LOPD.
Sin embargo debemos tener en cuenta, como parte inicial, es conocer si nuestra empresa está regida por esta Ley.
Por medio de la Agencia de Protección de Datos, las empresas podían verificar si tenían o no inscritos sus ficheros.
El RGPD da libre acceso a los que desean consultar las inscripciones de los ficheros tanto propias como ajenas en cualquier momento.
Formulario de Búsqueda
El procedimiento para comprobar que una empresa está inscrita con anterioridad era:
- En la web de la AEPD, darle click en ficheros.
- Clickea en titularidad privada.
- Escribe el NIF/DNI o la denominación social, según sea el caso.
- Posterior le das a “Buscar”.
Del resultado de esta búsqueda, se obtenía la relación de ficheros que cumplían con las características solicitadas, acorde a la denominación social y el nombre del fichero.
Desde el año 2018, hasta nuestros días, con la vigencia del RGPD ya no se inscriben los ficheros en la AEPD.
Este portal web, ya no se encuentra activo para realizar este tipo de consultas.
En la actualidad, hay otros parámetros para cumplir la normativa de la LOPD, por medio de la herramienta de la AEPD Facilita RGPD.
También podrías contactar una empresa que te ayude con esta nueva exigencia, por aquí puedes solicitar presupuesto.
Resultados
Cada fichero que se encuentre inscrito en el RGPD, tendrá un informe resumen en la primera página, con lo siguiente:
- Denominación social o nombre del responsable del mismo.
- Nombre del fichero.
- Usos y finalidad ya establecidos.
- Dirección donde ejerce sus derechos y cancela la información el interesado.
- Naturaleza de la información.
- Transferencias
- Comunicación y transmisión de datos.
- Clasificación del fichero y tipos de datos.
¿Qué es un fichero?
Un fichero es un archivo en el que se guarda la información de carácter personal.
Dicho de otra manera, es una base de datos que permite almacenar información personal de uso restringido.
Tipos de Ficheros
De acuerdo al mecanismo de organización, almacenamiento y por acceso de datos, hay cuatro tipos de ficheros que debemos mencionar:
- Automatizados: Estan organizados de forma digitalizada, a la cual se accede desde cualquier tipo de aplicación o proceso informático.
- No Automatizados: Son aquellos que guardan la información en papeles, un ejemplo de ello son los expedientes de los empleados guardados en un archivador.
- Titularidad Privada: Representan aquellos que están bajo la tutela de personas o empresas físicas, siempre y cuando no estén vinculados a la administración pública.
- Es de hacer mención, que los que los datos personales que se guardan en los entes son de titularidad privada.
- Titularidad pública: Aquellos ficheros que correspondan a un ente público, bien sea gobierno, administración pública, etc.
Niveles de Seguridad de Ficheros
Dependiendo de su naturaleza, los ficheros se diferencian en tres niveles de seguridad.
Es decir, acorde a la información almacenada, y dependiendo de la confidencialidad de los datos, de acuerdo a lo establecido en la LOPD.
- Básico: se tomara en cuenta a todos los archivos que contengan información personal, a su vez en todos los niveles.
- Medio: Se tomara en cuenta aquellos ficheros que contengan información crediticia y financiera.
- Alto: Se aplica a todos los ficheros que contengan información relativa a ideología, política, creencias, origen racial, etc.
Inscripción en la Agencia de Protección de Datos
La AEPD estableció un sistema de forma gratuita, en la que notifica que se puede accesar por medio de su portal web llamado Notificaciones Telemáticas.
Para ello, tienes que consignar de forma física, la solicitud en la AEPD o a través de internet por medio de un certificado digital, con firma electrónica.
También puedes acceder a una guía para inscribir los ficheros en la AEPD.
Preguntas frecuentes
1.- ¿Qué es la Agencia Estatal de Protección de Datos?
La Agencia Española de Protección de Datos es la encargada de resguardad el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos en España.
Es un organismo con personalidad jurídica, y de Derecho Público.
2.- ¿Cuantos ficheros debo inscribir?
En España, la LOPD exige como requisito primordial, la constitución de un fichero de datos, y la notificación a la AEPD de la creación de este.
El fichero, es considerado como una base de datos, en la que se va a ir guardando la información que se va recopilando.
Previo a crear la base de datos, se tiene que inscribir el fichero en la AEPD.
Tomando en cuenta esto, se deben inscribir todos los ficheros que se tengan dispuestos a realizarse.
3.- ¿En qué momento debo inscribir un fichero en la AEPD?
Todos los ficheros deben estar inscritos previos a la creación de la base de datos o a la recolección de estos.
Un ejemplo de ello, es que debes hacerlo antes de iniciar la transmisión de las cámaras de vigilancia que se hayan instalado en la empresa.
4.- ¿Qué es un fichero?
El fichero se define como una base de datos que permite almacenar datos considerados de carácter personal.
5.- ¿Cuales son las estadísticas sobre los ficheros?
En la AEPD existen cerca de cinco millones de ficheros inscritos, de los cuales en su mayoría son de titularidad privada.
A inicios del año 2018, se inscribieron cerca de treinta y cinco mil ficheros.
Eran comunidades de propietarios (sectores de actividad) se ubican en el primer lugar, muy de cerca les siguen los sectores de sanidad y comercio.
A estos les pertenecen la mitad de las inscripciones, mientras que en su mayoría pertenecen a la titularidad pública.
6.- Tengo un comercio online, ¿Qué inscripción me recomiendas?
Cuando se trata de un comercio online, se recomienda realizar los siguientes ficheros:
- Recursos Humanos: Este fichero incluye los datos personales de los empleados.
- Contabilidad: Información referente a la contabilidad de la empresa.
- Página web: Se incluye datos como emails, correos, direcciones, números telefónicos, etc.
- Proveedores: Se incluyen los datos de todos los proveedores con os cuales se interactúa.
- Usuarios: Se mantienen los datos de los usuarios que participan en la web.
Nos leemos!!!
