En el momento en que pensamos en abrir un negocio, se nos pasan por la mente muchas preguntas ¿De qué debe ser? ¿Lo haré por mi cuenta? ¿Cuánto gastaré? ¿Y los impuestos que debo pagar? Sin embargo, no se suele pensar mucho en un aspecto que es casi igual de importante: la emisión de tus facturas.
Por lo tanto, te mostraremos los requisitos para emitir facturas en España que debes seguir al pie de la letra.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
¿Cuáles son los Requisitos para emitir facturas?
Los requisitos para emitir facturas en España se componen de formar parte del grupo de profesionales y empresarios en siguientes casos:
- El destinatario es un profesional o empresario actuando como tal.
- El destinatario de la factura lo solicita.
- En las exportaciones de bienes o productos exentos del Impuesto al Valor Agregado. Esta condición aplica únicamente para las tiendas que no estén libres de impuestos.
- Para las entregas intracomunitarias de bienes o productos libres del Impuesto al Valor Agregado.
- El destinatario es una persona jurídica, pero no funciona como un empresario o profesional.
- El destinatario es un ente de administración del Estado
- Para ciertas entregas de bienes o productos que sean objeto de montaje o instalación previos a su disposición, siempre que esta sea la que se ultime en el territorio donde se haga efectivo el impuesto.
- Cuando se practiquen ventas a distancia o bienes y productos que tengan impuestos especiales, cuando se lleven a cabo en el territorio donde se establezca el impuesto.
Nota: En el momento en que se emiten facturas, los empresarios y profesionales deben conservar una copia de las mismas. Así pues, deberán emitir facturas en los pagos anticipados, dejando por fuera solo las intracomunitarias exentas de impuestos. En el resto de aspectos, se debe proceder según lo establecido por la Agencia Tributaria.
Como hacer para emitir facturas
Ya que conoces los requisitos para emitir facturas en España y entiendes tus responsabilidades, tienes varias opciones para emitir facturas.
Principalmente, puedes utilizar softwares de facturación que incluyan el modelo para hacer facturas del Ministerio de Hacienda. Si bien la mayoría de ellos son de pago, pueden ser mucho más baratos que contratar a un contable que lo haga.
Y justamente esa es la otra opción que se te presenta. Puedes comunicarte con un contable que haga el formato que deben seguir tus facturas de acuerdo a la normativa vigente.
En cualquiera de los dos casos, es importante que cumplas con todas las normativas que mencionaremos más adelante.
¿Qué datos fiscales debe llevar una factura?
Los datos fiscales que debe llevar una factura para ser válida dentro de España son los descritos a continuación:
- La numeración y, de ser necesaria, la serie de la factura. El número de facturas debe ser correlativo a su serie.
- La fecha de expedición de la factura.
- Los nombres y apellidos del responsable de emitir la factura. Si este fuera una persona jurídica o se diese el caso, debe imprimirse con la razón o denominación social completa.
- El Número de Identificación Fiscal otorgado por la Administración Tributaria Española. En su defecto, es válido utilizar el número otorgado por otro país miembro de la Unión Europea.
- El domicilio del emisor y el destinatario de la operación.
- La descripción de la operación. Se deben conceder todos los datos sobre la base imponible del impuesto y su importe, el precio unitario del producto o bien sin el impuesto y las rebajas o descuentos no incluidas en el precio unitario.
- El tipo o tipos impositivos aplicados a la operación.
- La cuota de impuestos que, de ser el caso, se repercuta. Esta información deberá otorgarse por separado.
- La fecha en la cual se haya efectuado la operación documentada.
- En caso de que se haya emitido el pago por anticipado, se tendrá esta fecha en cuenta antes que la de emisión de la factura.
- Si la operación que se realiza está libre de impuestos, deberá hacerse referencia a las disposiciones que corresponden a la Directiva del 28 de noviembre de 2006 No. 112/CE. Esta se refiere al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido y otros preceptos determinados por la Ley del Impuesto.
¡Importante!
Si no se cumplen con los datos fiscales que debe llevar una factura, está no será válida dentro de España. Como consecuencia, se le podrán otorgar sanciones por la administración de la Agencia Tributaria.
¿Qué es emitir una factura?
Emitir una factura es emitir un documento que tiene toda la información mercantil de una transacción comercial cuando se compran y venden cualquier tipo de productos y servicios.
Al emitir una factura se justifica el hecho de que se prestó un servicio o se transfirió un producto, incluyendo datos del cliente, la empresa o el emisor y la transferencia por sí misma.
¿Por qué se factura?
Se factura para poder tener una prueba de que ocurrió una transacción mercantil, que tanto cliente como emisor conservan con diversos fines. El principal fin de que una empresa, vendedor o prestador de servicios cuando se factura, es poder darse de alta del Ministerio de Hacienda como persona jurídica o trabajador autónomo.
Asimismo, existen algunos casos especiales referentes al IVA para los cuales no es obligatorio que se facture, a menos que el cliente la pida. Es muy importante que una empresa o trabajador autónomo conserve las copias de las facturas, para poder acreditar sus ganancias y el pago de impuestos que le corresponda.
Ley de Facturación
La Ley de Facturación, o Ley General Tributaria No. 58 del 17 de diciembre del 2003, en su Artículo No. 29.2 E, establece la obligación de emitir facturas por parte de profesionales y empresarios.
A su vez, la emisión de facturas está regulada y supervisada por la Agencia Tributaria según lo determinado en el Reglamento para la facturación.
La Ley de Facturación afecta a todas las personas físicas o jurídicas que formen parte de intercambio mercantiles. Es obligatorio que se documenten todas las operaciones que se realicen durante la compra y venta de bienes y servicios. Entre otras cosas, la Ley de Facturación afecta los siguientes aspectos del intercambio comercial:
- Quienes son las personas destinadas cumplir con los requisitos para emitir facturas dentro de España.
- Cual es el modelo a seguir para una factura completa y simplificada; que es lo que debe contener.
- Cuales son los distintos tipos de factura y las instrucciones referentes a los contenidos que estás deben poseer.
- Cómo se compone una factura electrónica para las administraciones públicas. Para más información al respecto, te recomendamos entrar en este enlace.
- La fecha, el idioma y la moneda en los que se emite la factura.
- Cómo deben remitirse las facturas a los clientes.
- El tiempo que deben conservarse las facturas y las instrucciones sobre el soporte.
Aspectos importantes
Antes de terminar, explicaremos algunos de los aspectos importantes sobre los requisitos para emitir facturas en España.
Tipos de facturas que se emiten en España
En España está vigente el uso de varios tipos de facturas, como lo son:
- La factura simplificada. Esta sirve como reemplazo de los tickets y contiene los datos mercantiles de pequeñas empresas o trabajadores autónomos. Se usa para transacciones menores a los 400 euros incluyendo el IVA.
- La factura electrónica. Es la utilizada para evitar usar facturas de papel. Se encuentra en uso principalmente para las grandes empresas y quienes provean a instituciones de administración pública.
- La factura rectificativa. Esta es emitida para corregir los errores de una factura previa. Se puede emitir hasta cuatro años después de que lo hizo la factura original, siempre que se expliquen los motivos de la rectificación.
- La factura recapitulativa. Se usa cuando durante un mismo mes se llevan a cabo distintas operaciones con fechas distintas, y se recopilan las transacciones en una misma factura. De esta forma se ahorran la emisión de varias facturas, disminuyendo la gestión hecha por el emisor y el receptor.
- Y la factura proforma. Se distingue de los demás tipos en que esta no se firma, se numera o se sella. Esto ocurre porque no tiene un valor contable, ya que su objetivo es informar sobre la promoción de los servicios y productos ofrecidos, dando toda la información posible al cliente.
¿Cuál es la diferencia entre un ticket y una factura simplificada?
En términos generales, son el mismo documento. Esto es debido a que en 2013, se reformó la normativa al respecto, en la que cambió la denominación de ticket a factura simplificada. Con la reforma, a la factura simplificada se le agregó y restó cierta información:
- Ya no contenía los datos del receptor o comprador de los productos o servicios.
- Dejó de detallar la operación realizada, pasando a simplemente enumerarla.
- Ahora se diferencian tanto la base imponible del Impuesto sobre el Valor Agregado.
Si no tengo todos los datos fiscales establecidos en mis facturas…
Esto no es recomendable. En consecuencia de no cumplir con la normativa vigente, se te pueden levantar multas o aplicarte otro tipo de sanciones.
Las facturas tienen la función de recolectar todas las transacciones hechas por un mismo negocio. De esta manera se pueden emitir los informes sobre los tributos que se deben pagar, así como llevar registros de las ganancias y muchas otras cosas.
Por lo tanto, asegúrate de cumplir con los requisitos para emitir facturas en España ¡Y evita los dolores de cabeza de no tenerlas!
