En Colombia el Código de Comercio establece los requisitos de una factura quédate leyendo si eres empresario y no te tome por sorpresa los requisitos que debes cumplir.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Requisitos de una factura
Para que una factura tenga validez tiene que abarcar lo siguiente:
Código de comercio, Articulo 774.
Requisitos de la factura: La factura debe comprender además de los requisitos establecidos en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que lo cambien o reemplacen, lo que se explica a continuación:
- La fecha de vencimiento, sin inconveniente con lo establecido en el artículo 673. Si en la factura no se aprecia la fecha de vencimiento se da por entendido que debe ser cancelada dentro de los 30 días próximos a la fecha que fue emitida.
- La fecha de recibo de la factura, en ella debe ir señalado el nombre o firma de la persona que la va a recibir, esto siguiendo las pautas establecidas en la ley.
- El ente o persona que emite la factura tiene que dejar una factura original, donde se vea el paga recibido y las condiciones o tipo de pago.
La factura que no contenga los requisitos señalados anteriormente no tendrá valor. Vale resaltar que si el ente o persona que emitió la factura hizo omisión de alguno de estos requisitos no se vera perjudicado.
La persona que este pagando por un servicio o lo reciba esta en el derecho de pedir su factura correspondiente al negocio causal, allí debe estar indicado el precio, su pago total o en el caso que hubiese sido cancelada en partes recibir igualmente la factura por cada pago.
Si se omite algún requisito adicional que fije normas diferentes a las que se establecen en este articulo el valor de las facturas no se vera afectada.
Para efectos tributarios
Según el articulo 617 del estatuto tributario hay ciertos requisitos con los que debe cumplir una factura:
Requisitos de la factura de venta para efectos tributarios
La emisión de la factura que se especifica en el artículo 615 establece que se debe hacer entrega de la original con estos requisitos:
- Ser designada factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del comprador donde va incluido el IVA.
- Incluir números contiguos que se refieren a un orden consecutivo de las facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Describir específica o genéricamente los servicios que fueron dados o los artículos que fueron vendidos .
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Coloque cual es la condición del retenedor del impuesto sobre las ventas.
- <Literal inexequible>
Cuando sea emitida la factura los requisitos de las partes a), b), d) y h), tienen que estar impresos con anterioridad por medio de litografía, tipografía, o de técnicas industrializadas de aspecto similar.
Si la persona usa un sistema de facturación por computadora o maquinas registradoras ya se sabe que la impresión de la factura viene con todos los parámetros establecidos en la ley. El sistema tiene que emitir cada factura con números contiguos para luego poder llevar a cabo su verificación y auditoria.
Parágrafo: Para las empresas encargadas de vender boletos de transporte no es obligatorio la entrega de la factura original pueden entregar la copia sin ningún problema.
Parágrafo: En cambio si las facturas son emitidas por maquinas registradoras sera obligatorio el uso de numeración diaria o periódicamente eso si la factura tiene un sistema contiguo con el que sea posible particularizar y diferenciar de forma inequívoca las operaciones facturadas. Pueden usarse preposiciones numéricas, alfabéticas o alfanuméricas.
Para soportar costos
Para emitir de donde vienen los costos y deducciones no es obligatorio que la factura donde estén contenidos todos los requisitos que se establecen en el articulo 617 del estatuto tributario. Sin embargo no estaría demás si se cumplen en su totalidad.
Es importante tener claro que en una transacción comercial participan dos partes: el que compra y el que vende y el articulo 617 del código tributario están claramente estipulados los requisitos con los que debe cumplir la persona que emite la factura, es decir, el vendedor del estatuto tributario.
Los requisitos a tener en cuenta:
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona que disfruta de los servicios o el bien adquirido incluyendo el IVA que se va a cancelar.
- Incluir números contiguos que se refieren a un orden consecutivo de las facturas de venta.
- Fecha de su expedición.
- Descripción detallada o general de los artículos que se vendieron o de los servicios dados.
- Valor total de la operación.
En base a lo establecido en la ley se puede decir que para soportar costos y deducciones no hace falta que la factura tenga los siguientes requisitos:
- Ser designada factura de venta.
- El nombre o razón social y el NIT de la entidad o de la persona que hizo la emisión de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
¿Que es una factura?
Una factura se considera un documento de valor probatorio y que establece un titulo valor, entregado por el vendedor a la persona que hace la compra acreditando que realizo una compra por el valor de un producto o servicio.
La factura esta formada por la identidad de las partes, tipo de mercancía que haya vendido y la cantidad de mercancía que se vendió, o los servicios dados. El numero de la factura, la fecha que fue emitida, el precio individual. Los gastos que por distintas motivos deben ser pagados en cuotas al comprador y el costo de los impuestos de los que depende las operaciones. Este tipo de factura se llama Factura de compraventa
En el Articulo 772. del actual Código de Comercio establece que la factura es: “ Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.”
¿Para que sirve una factura?
La finalidad de la factura es acreditar la transferencia de bienes, prestación de servicios cuando se hace la operación con sujetos del Impuesto General a las ventas con derecho a crédito fiscal.
El usuario o el comprador puede solicitarlo cuando lo considere necesario con la finalidad de soportar gastos y costos para efecto tributario para todo lo que tenga que ver con operaciones de exportación.
En resumen se puede decir que la emisión de facturas es justificar y acreditar que fue realizada una operación comercial de manera correcta.
- La factura debe ser presentada si quiere hacer el reclamo de un pago no realizado.
- Las empresas o autónomos están obligadas a emitir facturas.
- La factura es imprescindible para una post-venta.
- La factura es importante para hacer algún reclamo o devolución.
- Si ocurre algún problema entre el vendedor y el comprador la factura sirve como un justificante y garantía.
La factura cumple como un justificante fiscal que le especifica a la hacienda todos los ingresos que se perciben y los gastos soportados. Los impuestos a los servicios prestados están incluidos.
Si un gasto no es respaldado por una factura no se considera un gasto con efecto para el pago de tributos y por lo tanto no puede ser incluido en la contabilidad de la empresa.
Importancia de la factura
Uno de los puntos mas importantes. Cuando se hace una compra es la responsabilidad que tiene el vendedor para respaldar lo que esta vendiendo. Claro, por si le ocurre alguna falla o daño al material.
El segundo punto es que tienes la seguridad que el vendedor pagara el impuesto que le corresponde (este va incluido en el precio). Por lo tanto, cuando la persona hace una compra y el vendedor no emite una factura, esta persona se esta quedando con dinero que no le corresponde. Evitando así el pago de impuestos.
¡Nos leemos pronto!
